Datenschutzerklärung

01Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebenen Bearbeitungen ist die Z83 AG, Hauptgasse 30, 4600 Olten, Schweiz (UID CHE-275.767.374).

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter mail@z83.ch oder per Post an die obige Adresse.

Wir haben keine Datenschutzberaterin bzw. keinen Datenschutzberater nach DSG ernannt. Als Schweizer Unternehmen benötigen wir keine Vertretung in der Schweiz.

02Unsere zwei Rollen

Verantwortliche: Ihr Konto, unsere Kunden und unsere Website

Wir entscheiden, wie und wozu wir die Personendaten der Personen bearbeiten, die neoo nutzen (Benutzerkonten, Anmeldungen, Geräte), der Kontaktpersonen unserer Kunden (Verträge, Rechnungsstellung, Support) und der Besucherinnen und Besucher unserer Website. Für diese Daten gilt diese Erklärung vollständig.

Auftragsbearbeiterin: die Daten, die unsere Kunden in neoo führen

Unsere Kunden führen mit neoo ihre Buchhaltung: Debitoren, Kreditoren, Kontaktpersonen, Rechnungen, Belege, Banktransaktionen, Zahlungsaufträge, Spesen und Personaldaten. Für diese Daten ist die Kundin verantwortlich, wir sind Auftragsbearbeiterin. Wir bearbeiten sie nur, um neoo bereitzustellen, und nach den Weisungen der Kundin, wie in unseren Vertragsbedingungen und der Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung festgelegt. Wir nutzen sie nicht für eigene Zwecke, verkaufen sie nicht und verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen.

Sind Sie Geschäftspartner oder Mitarbeitende einer unserer Kundinnen und möchten wissen, welche Daten über Sie geführt werden, wenden Sie sich bitte an dieses Unternehmen. Wenn Sie sich an uns wenden, leiten wir Ihre Anfrage weiter.

03Welche Daten wir bearbeiten

Konto- und Benutzerdaten

• Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Einweg-Hash gespeichert), Sprache und Anzeigeeinstellungen.
• Freiwillige Profilangaben: Telefon, Adresse und Bankverbindung (IBAN, BIC), etwa für die Rückerstattung Ihrer Spesen.
• Daten der Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie Ihre Rollen und Berechtigungen in den einzelnen Mandanten.

Anmelde-, Geräte- und Sicherheitsdaten

• Pro angemeldetem Gerät: IP-Adresse, Browser- bzw. App-Typ (User Agent), eine Gerätekennung sowie der Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Aktivität.
• Fehlgeschlagene Anmeldeversuche (E-Mail- oder IP-Adresse), um Konten vor Angriffen zu schützen.
• Ein Protokoll der Änderungen in neoo (wer wann welchen Eintrag wie geändert hat), damit die Buchhaltung nachvollziehbar bleibt.

Kundendaten (im Auftrag unserer Kunden bearbeitet)

• Stammdaten von Debitoren, Kreditoren und Kontaktpersonen: Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Steuernummern und Bankverbindungen.
• Buchhaltungsdaten: Buchungen, Rechnungen, Gutschriften, Belege und die dazugehörigen Dokumente.
• Bankdaten: Kontoauszüge, Banktransaktionen (Name der Gegenpartei, IBAN, Zahlungsreferenz) und Zahlungsaufträge.
• Spesen, einschliesslich Belegfotos und Angaben zur Rückerstattung.
• Personaldaten, soweit eine Kundin sie in neoo führt, zum Beispiel Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum und AHV-Nummer.
• Dokumente und E-Mails, die Kunden oder ihre Lieferanten an eine neoo-Eingangsadresse senden.
• Fragen im KI-Chat und die Antworten darauf.

Supportdaten

Der Inhalt von Supportanfragen und Tickets einschliesslich Anhängen, die Beteiligten und die Seite in neoo, von der aus eine Anfrage gesendet wurde.

Kunden- und Abrechnungsdaten

Firmen- und Kontaktangaben unserer Kunden, Verträge, Rechnungen und Zahlungen.

04Wozu wir Daten bearbeiten

• Bereitstellung von neoo: Konten und Anmeldung, Buchhaltung, Fakturierung, Bank- und Zahlungsfunktionen, Belegverarbeitung, Spesen, Benachrichtigungen und die von der Kundin aktivierten Schnittstellen.
• Sicherheit: Schutz von Konten und Systemen, Erkennen von Missbrauch, Datensicherungen und Abklärung von Vorfällen.
• Support: Beantworten von Anfragen und Lösen von Problemen. Berechtigte Mitarbeitende der Z83 AG können auf die Daten eines Mandanten in neoo zugreifen, soweit dies für Support, Betrieb oder eine von der Kundin bei der Z83 AG beauftragte Buchhaltungs- oder Prüfdienstleistung nötig ist.
• Vertrag und Abrechnung: Abschluss und Verwaltung der Verträge mit unseren Kunden und deren Rechnungsstellung.
• Informationen über neoo: E-Mails zu neuen Funktionen und Änderungen. Sie können sich jederzeit über den Link in jeder E-Mail oder in Ihrem Profil abmelden.
• Gesetzliche Pflichten: etwa die Aufbewahrung unserer eigenen Geschäftsunterlagen.
• Verbesserung von neoo: Wir werten technische Informationen (zum Beispiel Fehlerberichte) aus, um Fehler zu beheben und neoo zuverlässiger zu machen.
• Analyse der Website: Wir werten aus, wie Besucherinnen und Besucher unsere Website neoo.ch nutzen, um sie und unsere Kommunikation zu verbessern (siehe «Website und Cookies»).

05Künstliche Intelligenz

neoo setzt KI ein, um Dokumente zu lesen und Fragen zu beantworten. So funktioniert es:

• Belegverarbeitung: Wird ein Dokument hochgeladen, fotografiert oder an eine neoo-Eingangsadresse gesendet, wird es (als PDF oder Bild) an einen KI-Anbieter übermittelt, der die relevanten Angaben ausliest, zum Beispiel Lieferant, Beträge, MWST und Zahlungsangaben. Damit das Dokument richtig zugeordnet wird, enthält die Anfrage zusätzlich Angaben aus dem Mandanten, etwa die eigenen Firmenangaben und Bankkonten, die Namen von Debitoren oder Kreditoren und den Kontenplan.
• KI-Chat: Fragen im KI-Chat, die dafür relevanten Daten aus der Buchhaltung und der Gesprächsverlauf werden an einen KI-Anbieter übermittelt, um die Antwort zu erstellen. Antworten werden von einer KI erzeugt und können falsch sein.
• Weitere Unterstützung: KI hilft zum Beispiel auch, doppelte Kreditoren zu erkennen, gescannte Seiten in einzelne Belege aufzuteilen und Spesenkategorien vorzuschlagen (Letzteres nur, wenn Sie es einschalten).

KI-Ergebnisse sind Vorschläge. Benutzerinnen und Benutzer prüfen und genehmigen sie, und Freigabe-Workflows legen fest, wer was buchen oder zahlen darf. neoo trifft keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen über einzelne Personen, die für diese mit einer Rechtsfolge verbunden sind oder sie erheblich beeinträchtigen.

Die eingesetzten KI-Anbieter sind in Abschnitt 7 aufgeführt. Gemäss ihren Bedingungen für Geschäftskunden verwenden sie die Daten nicht zum Training ihrer Modelle. Sie können Anfragen für eine begrenzte Zeit aufbewahren, um Missbrauch zu erkennen.

06Woher die Daten stammen

Die meisten Daten stammen von Ihnen oder von dem Unternehmen, für das Sie tätig sind. Weitere Daten stammen aus Dokumenten und E-Mails, die an neoo gesendet werden, von Banken und Zahlungsdiensten, die die Kundin anbindet (Kontoauszüge und Transaktionen), aus anderen angebundenen Systemen (zum Beispiel Shop- oder Projektsoftware) und aus öffentlichen Registern (zum Beispiel dem Handelsregister, Zefix).

07Dienstleister und weitere Empfänger

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein. Sie bearbeiten Daten nur nach unseren Weisungen bzw. im Auftrag unserer Kunden und sind vertraglich zu Vertraulichkeit und Datensicherheit verpflichtet.

Von der Kundin aktivierte Dienste

Bindet eine Kundin sie an, werden Daten mit Banken und Zahlungsdiensten (zum Beispiel KonfiPay, Wise, Revolut Business, Amnis) und mit anderer Software (zum Beispiel Shopify, Microsoft Dynamics 365 Business Central, MOCO) ausgetauscht, soweit dies für die Funktion nötig ist. Zahlungsaufträge gibt die Kundin bei der Bank bzw. dem Zahlungsdienst frei. Diese Anbieter bearbeiten die Daten nach ihren eigenen Bedingungen und Datenschutzerklärungen.

Weitere Empfänger

E-Mails, die eine Kundin aus neoo versendet (zum Beispiel Rechnungen), gehen an die von ihr gewählten Empfänger. Behörden geben wir Daten nur bekannt, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

08Bekanntgabe ins Ausland

neoo, seine Datenbanken und Dateien betreiben wir in der Schweiz. Einige der oben genannten Anbieter bearbeiten Daten im Ausland, insbesondere im EU/EWR-Raum (Frankreich, Estland) und in den USA; Google bearbeitet Daten weltweit.

Die Staaten des EU/EWR-Raums gewährleisten nach Schweizer Recht einen angemessenen Datenschutz. Für die USA stützen wir uns auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist (Google), und andernfalls auf die vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Standardvertragsklauseln, wie sie in den Datenschutzbedingungen der Anbieter enthalten sind (Anthropic, OpenAI).

09Wie lange wir Daten aufbewahren

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für den Zweck nötig ist, oder länger, wenn das Gesetz es verlangt oder wir sie zur Wahrung oder Abwehr von Rechtsansprüchen benötigen.

Unsere Kunden sind selbst verpflichtet, ihre Geschäftsbücher und Buchungsbelege während 10 Jahren aufzubewahren (Art. 958f OR). Jede Kundin bleibt dafür verantwortlich, ihre Daten entsprechend zu archivieren, zum Beispiel durch einen Export vor Vertragsende.

10Datensicherheit

Wir schützen die Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen, die dem Risiko angemessen sind, insbesondere:

• Hosting in der Schweiz und verschlüsselte Übertragung (HTTPS).
• Eine eigene Datenbank pro Mandant und Berechtigungen, die festlegen, was jede Benutzerin und jeder Benutzer sehen und tun darf.
• Passwörter und Zugangsschlüssel nur als Einweg-Hash gespeichert, optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung und Schutz vor wiederholten Anmeldeversuchen.
• Sitzungen, die pro Gerät eingesehen und abgemeldet werden können, ein Änderungsprotokoll und verschlüsselte Datensicherungen.
• Verschlüsselt gespeicherte Zugangsdaten für Schnittstellen.

Kein System ist vollständig sicher. Führt eine Verletzung der Datensicherheit voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Betroffenen, melden wir dies dem EDÖB und informieren, wo nötig, die betroffenen Personen.

11Mobile Apps

• Kamera und Fotos: Die App fragt erst nach Zugriff, wenn Sie einen Beleg fotografieren oder ein Foto auswählen. Fotos werden auf Ihrem Gerät zugeschnitten und umgewandelt und dann zu neoo hochgeladen.
• Push-Mitteilungen: nur wenn Sie sie erlauben. Wir speichern dann ein Geräte-Token von Google Firebase Cloud Messaging. Mitteilungen enthalten keine Beträge und keine Personennamen, nur die Art des Ereignisses (zum Beispiel eine Ticketantwort) und gegebenenfalls den Namen des Mandanten.
• Auf dem Gerät speichert die App Ihren Anmeldeschlüssel, eine Gerätekennung und Ihre Einstellungen. Beim Abmelden wird der Anmeldeschlüssel entfernt. In der App bleiben Sie angemeldet, bis Sie sich abmelden oder die Sitzung beenden.
• Updates: Die App erhält Updates über Capgo. Capgo bearbeitet dabei die App-Version, eine anonyme Gerätekennung sowie technische Angaben zum Update und zu App-Fehlern.
• Die Apps enthalten keine Werbung, kein Tracking und keine Analysewerkzeuge.

12Website und Cookies

Beim Besuch unserer Website neoo.ch protokolliert der Server automatisch technische Angaben (IP-Adresse, Zeitpunkt, Seite, Browser), um den sicheren Betrieb zu gewährleisten. Schriften und Videos werden von unserem eigenen Server geladen.

Google Analytics

Um zu verstehen, wie die Website genutzt wird, und um sie zu verbessern, verwenden wir Google Analytics, einen Dienst der Google Ireland Limited und der Google LLC (USA). Google Analytics setzt Cookies in Ihrem Browser (_ga und _ga_…, gespeichert bis zu 2 Jahre) und erfasst zum Beispiel, welche Seiten Sie wie lange besuchen, das Scrollen, Klicks auf Links und auf die Demo-Buchung, das Abspielen von Videos, die Website, von der Sie kommen, Ihren ungefähren Standort (Land und Ort) sowie Ihr Gerät, Ihren Browser und Ihre Bildschirmgrösse. Google verwendet Ihre IP-Adresse zur Bestimmung des Standorts, speichert sie in Google Analytics aber nicht.

Zusätzlich haben wir Google Signals aktiviert. Wenn Sie in einem Google-Konto angemeldet sind und personalisierte Werbung zugelassen haben, kann Google Ihre Besuche geräteübergreifend wiedererkennen und uns zusammengefasste Angaben liefern, zum Beispiel zu Altersgruppen, Geschlecht und Interessen. Wir erhalten nur zusammengefasste Statistiken und können einzelne Besucherinnen und Besucher oder Google-Konten nicht identifizieren. Wie Google selbst Daten verwendet, die mit Ihrem Google-Konto verknüpft sind, richtet sich nach der Datenschutzerklärung von Google und den Einstellungen Ihres Google-Kontos.

Google bearbeitet die Daten in den USA und in weiteren Ländern (siehe «Bekanntgabe ins Ausland»). Wir bewahren die Daten von Google Analytics während 14 Monaten auf.

So widersprechen Sie

• Mit dem Schalter unten deaktivieren Sie Google Analytics in diesem Browser. Wir speichern Ihre Wahl im lokalen Speicher Ihres Browsers; wenn Sie diesen löschen oder einen anderen Browser oder ein anderes Gerät verwenden, müssen Sie erneut widersprechen.
• Installieren Sie das Browser-Add-on von Google zur Deaktivierung von Google Analytics.
• Deaktivieren Sie personalisierte Werbung im Mein Anzeigencenter Ihres Google-Kontos; Google Signals verknüpft Ihre Besuche dann nicht mehr mit Ihrem Konto.
• Blockieren oder löschen Sie Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers.

neoo-Webanwendung

Die neoo-Webanwendung verwendet keine Cookies und keine Analysewerkzeuge. Sie speichert Ihren Anmeldeschlüssel und Ihre Einstellungen im lokalen Speicher Ihres Browsers, was für ihren Betrieb nötig ist. Beim Abmelden wird der Anmeldeschlüssel entfernt.

13Ihre Rechte

Im Rahmen des anwendbaren Rechts haben Sie das Recht:

• Auskunft über Ihre Personendaten zu verlangen,
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen,
• die Löschung von Daten oder die Einschränkung ihrer Bearbeitung zu verlangen,
• die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem gängigen elektronischen Format zu erhalten,
• der Bearbeitung zu widersprechen und eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Um Ihre Rechte auszuüben, schreiben Sie an mail@z83.ch. Wir können Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen. Wir antworten in der Regel innert 30 Tagen. Müssen wir Daten von Gesetzes wegen aufbewahren (zum Beispiel Buchhaltungsunterlagen), können wir sie nicht löschen, schränken ihre Nutzung aber auf diesen Zweck ein.

Sie können die Löschung Ihres neoo-Benutzerkontos jederzeit verlangen, indem Sie an mail@z83.ch schreiben. Daten, die ein Unternehmen in seiner Buchhaltung erfasst hat, verbleiben bei diesem Unternehmen.

Sie haben zudem das Recht, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, edoeb.admin.ch) Beschwerde einzureichen.

14Nutzerinnen und Nutzer im EU/EWR-Raum

Soweit die DSGVO anwendbar ist, bearbeiten wir Personendaten auf folgenden Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), rechtliche Verpflichtungen (lit. c), unsere berechtigten Interessen an einem sicheren, funktionierenden und sich verbessernden Dienst, an der Analyse der Nutzung unserer Website und an der Information unserer Kunden über neoo (lit. f) sowie Einwilligung, wo wir darum bitten (lit. a). Sie können sich zudem bei der Datenschutzbehörde Ihres Landes beschweren.

15Kinder

neoo richtet sich an Unternehmen und deren Mitarbeitende. Wir bearbeiten nicht wissentlich Personendaten von Kindern.

16Änderungen

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich unsere Dienste oder das Recht ändern. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Bei Abweichungen zwischen der deutschen und der englischen Fassung geht die deutsche Fassung vor.